כל שלב בתהליך שלכם נולד מסיבה. חלק מהסיבות כבר לא קיימות.
לפני שנותנים תהליך למכונה כדאי לעשות לו דבר אחד, והוא לא עולה כלום: למחוק ממנו שלבים.
כי מכונה לא שואלת למה. היא מריצה את מה שנתתם לה, מהר ובלי להתלונן, כולל את השלבים שכבר אין להם סיבה. מי שמאטמט תהליך שלא קיצר קודם משלם כדי להריץ את ההיסטוריה של העסק שלו ביעילות.
תהליך אחד, שבעה שלבים
ניקח הצעת מחיר, כי כמעט לכל עסק יש אחת. נגיד שהיא נראית ככה:
לקוח פונה, רושמים את הפרטים, בודקים ביומן אם יש זמינות, שולחים הודעה שמאשרת שקיבלנו, מכינים את ההצעה, שולחים אותה, ואז רושמים בגיליון שההצעה יצאה.
שבעה שלבים. ועכשיו השאלה שלא נשאלת: למה כל אחד מהם שם?
הרישום בגיליון נוסף אחרי שהצעה אחת נפלה בין הכיסאות. ההודעה שמאשרת קבלה נוספה אחרי שלקוח התלונן שלא ענו לו. הבדיקה ביומן נוספה כשהעסק היה קטן והיומן היה הראש של הבעלים.
כל אחד מהם נולד מתקרית אמיתית. אף אחד מהם לא נבדק מאז.
שלושה סוגים של שלבים שאפשר למחוק
הם נראים שונה כשיודעים מה לחפש.
שלב שנולד מתקרית אחת. משהו השתבש פעם, הוספתם בדיקה, והבדיקה נשארה. השאלה היא לא אם התקרית הייתה אמיתית, אלא אם התנאים שיצרו אותה עדיין קיימים. אם שיניתם ספק, מערכת או דרך עבודה מאז, יכול להיות שאתם שומרים על דלת של בית שכבר לא גרים בו.
שלב שרק מעביר מידע ממקום למקום. רישום בגיליון של משהו שכבר קיים במקום אחר. העתקה מהודעה למסמך. השלבים האלה מרגישים כמו עבודה כי הם לוקחים זמן, אבל הם לא מוסיפים כלום לתוצאה. מישהו צריך את המידע הזה? במה הוא משתמש בו?
שלב שמחכה לכם. התהליך זז עד נקודה מסוימת ואז עוצר עד שאתם פנויים. זה בדרך כלל השלב שהופך תהליך של עשרים דקות ליומיים, וכתבנו עליו בנפרד במאמר על מה שנדחף לשעות הערב.
ואיך השבעה נראים אחרי
נחזור להצעת המחיר ונעביר עליה את שלושת הסוגים.
הרישום בגיליון הוא העברת מידע: ההצעה עצמה כבר קיימת ושמורה, והגיליון רק אומר שהיא יצאה. הוא יוצא. הבדיקה ביומן נולדה כשהיומן היה בראש של הבעלים, ואם היומן היום משותף ומעודכן, היא כבר לא בדיקה אלא הצצה. היא מתמזגת לתוך השלב שאחריה. ההודעה שמאשרת קבלה נשארת, אבל היא עוצרת להיות שלב: היא נשלחת ברגע שהפנייה נכנסת, ולא כמשימה שמישהו זוכר לעשות.
נשאר: פנייה נכנסת ומקבלת אישור, רושמים את הפרטים, מכינים הצעה, שולחים.
ארבעה שלבים במקום שבעה, ואף לקוח לא קיבל פחות. שימו לב מה באמת קרה פה: לא מחקנו עבודה, מחקנו שאריות של פתרונות ישנים.
ומה אם אמחק שלב וייפול משהו
זה החשש הנכון, ויש לו תשובה מכנית.
מוחקים אחד, לא חמישה. שלב אחד בשבוע, ולא ניקיון גדול ביום אחד. ככה כשמשהו נופל אתם יודעים בדיוק מה הפיל אותו.
וכותבים מה הורדתם. שורה אחת ביומן, עם התאריך. זה הופך את המחיקה למשהו שאפשר להחזיר תוך דקה במקום להחלטה בלתי הפיכה, וזה מוריד את רוב הפחד.
למה האוטומציה לא תמחק אותם בשבילכם
כאן נמצאת הנקודה.
כשמעבירים תהליך למערכת, מישהו שואל אתכם איך זה עובד, ואתם מתארים את מה שאתם עושים. לא את מה שצריך לעשות. את מה שאתם עושים. ומה שנבנה הוא העתק מדויק של זה, כולל הרישום בגיליון שאף אחד לא פותח.
וזה לא רק בזבוז. שלב מיותר בתוך מערכת אוטומטית רץ בתדירות של המערכת ולא בתדירות שלכם, כלומר כל פעם שהתהליך רץ, בלי שאף אחד מרגיש. אם הוא גם שגוי במשהו, הטעות מתרבה באותו קצב, וזו הסיבה שטעות אחת במערכת שעובדת לבד היא בדרך כלל לא טעות אחת.
ונגיד את זה בפה מלא, כי זה עובד נגדנו: אנחנו בונים את המערכות האלה, ותהליך קצר יותר הוא פרויקט קטן יותר אצלנו. זה עדיין הסדר הנכון.
ומה שלא מוחקים
וכאן צריך להיזהר, כי יש שלבים שנראים מיותרים והם בדיוק להפך.
שלב שהוא הבידול שלכם. אם אתם מתקשרים ללקוח לפני שההצעה יוצאת, וזה מה שגורם לו לבחור בכם, זה לא שלב. זה המוצר.
שלב שמונע נזק שלא נראה. בדיקה שתופסת טעות פעם בחודש נראית מיותרת בכל שאר הפעמים. השאלה היא לא כמה פעמים היא תפסה, אלא כמה עלתה הפעם שהיא תפסה.
ושלב שאתם לא מבינים למה הוא שם. אם אף אחד לא זוכר למה, אל תמחקו אותו מיד. סמנו אותו, המשיכו, ותחזרו אליו אחרי שהורדתם את מה שברור.
הבדיקה, והיא לוקחת עשרים דקות
קחו תהליך אחד. כתבו את השלבים שלו בשורות קצרות, אחד מתחת לשני, כמו שהם קורים באמת ולא כמו שהם אמורים לקרות.
ואז, על כל שורה, שאלה אחת: מה נשבר אם אני מוחק את זה מחר?
אם התשובה היא "שום דבר", מחקו. אם היא "אני לא יודע", סמנו. אם היא משפט שלם על למה זה חשוב, השאירו, והשאירו גם את המשפט, כי הוא מה שתצטרכו להסביר למי שיבנה לכם את זה.
ואם הרשימה לא מתקצרת, גם זו תשובה: התהליך הזה הדוק, והבעיה שלכם היא לא מספר השלבים אלא מי מבצע אותם.
ואז, ורק אז, מעבירים
תהליך שקוצר הוא תהליך שזול יותר להעביר, מהיר יותר להקים, וקל יותר להסביר. ויש לו עוד יתרון: אחרי שעברתם עליו שורה שורה, אתם סוף סוף יודעים לנסח אותו, וזה בדיוק מה שחסר לרוב העסקים כשהם מנסים.
מאיזה תהליך להתחיל זו שאלה נפרדת, ויש לה ארבע שאלות שמסננות אותה בעשר דקות.
ולפני שמתחילים, רשמו שני מספרים: כמה פעמים התהליך קרה בשבוע שעבר וכמה זמן הוא לקח. בלי מספרים לא תדעו אם זה עבד, תדעו רק אם זה מרגיש טוב.
בשורה אחת
אוטומציה לא מתקנת תהליך, היא מגדילה אותו. קודם מוחקים, אחר כך מעבירים.
רוצים עין שנייה? כתבו לנו "כמה שלבים" בוואטסאפ עם רשימת השלבים של תהליך אחד אצלכם. נגיד לכם איזה שלושה היינו מנסים למחוק, ואם לדעתנו אין מה למחוק נגיד גם את זה. בלי שום התחייבות.
